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まずは現金管理

まずは現金管理

日々の現金管理は会計の基本

「現金の出入りを日々、正確に把握する」ということは一見、当たり前のようですが果たしてどれほどの方が、毎日帳簿をつけ、その帳簿の残高と実際の現金有高に差異はないか確認しておられるでしょうか?適正な現金管理を行っているかどうかは税務調査においても調査官の心証に大きな影響を与えます。現金管理が日々適正に行われ、その出納を証する領収書や患者さんの窓口負担金の書類が整然と整理保管されていると、それだけでもその病医院の会計、税務処理の正確さを証明することになります。また、現金管理は税務調査のためだけでなく収入の把握、組織内部の不正への牽制という意味でも大きな役割があります。

 現金管理とは現金出納帳に出納が記録され、そして日々の残高を記入し、かつ帳簿の残高と実際の現金残高が一致していることをいいます。例えば同じ金銭でも預金であれば通帳という外部からの取引記録が残り、そこから金銭の流れを追いかけることができますが、現金の場合は取引をその都度、洩れなく自らが記録していかなければ現金の増減の原因が突き止められなくなります。その結果、売上の計上洩れ、現金の着服、横領など思わぬ形で病医院の経営に大きなダメージを与えることにもなりかねません。

通常、医院においての現金管理は
①窓口現金 ②小口現金 ③手元現金 の3種類ぐらいの口座別に分けて管理します。

① 窓口現金

 患者さんが窓口で支払われる負担金を管理する口座です。医療機関の場合、通常はレジスターがありますので、レジスターの中の金銭を管理する口座になります。ポイントはこの口座からの経費の支払は一切行わず、全額銀行に預け入れるようにすることです。日々の収入は「社保」「国保」「自費」「その他」・・・など各医院の実情に合った収入の種類別に分けて記録しておくと起票する際に役立ちます。またTKCの医業会計データベースMX2を利用すると窓口収入の日計表を入力するだけで、仕訳が自動計上できるので大変便利です。

 窓口収入の記録の基になる書類はレジペーパーやレセコンからの日計表等になります。最近は患者さんに領収金額の明細書を発行されるので、レジペーパーを出さずにレセコンの日計表だけで患者さんからの窓口負担金の管理されている医療機関も増えています。いずれにしろ注意して頂きたいのは、毎日、窓口現金の管理者はレジペーパーやレセコンの日計表に記載されている金額と実際の領収金額に差異がないかを確認し、差異がある場合には、その差異の原因を明確にし、かつ記録して責任者に報告することです。原因究明を怠ると不正の温床になったり、患者さんとの金銭トラブルになるようなケースもあります。保険証を持って来られなかった患者さんの診療費の取り扱い、レセコンの入力の仕方等、院内で統一したルールを決めておくことも大切です。

② 小口現金

 これは院内の消耗品の購入や少額な支出の際に使う現金です。例えば1万円を小口経費の支出用として受付に預けておき一定期間経過後(通常月初)で、支払額と同額を補充していく方法です。この現金は①の窓口現金とは別管理しますのでレジスターに入れず、手金庫などで管理します。また支払が発生した時は、支出した金額を出納帳に記録し、帳簿残高と現金有高が一致していることを確認します。新たに現金の補充をする際には補充以外の一切の入金(患者窓口負担金や自動販売機収入等)や規定以外の使途や規定金額を超えた支出がないか、支出に伴う領収書は日付順に領収書綴りに貼付されているか等を確認します。領収書の下部に通し番号をつけて出納帳にもその番号を記載しておくと後日の監査の際に便利です。

③ 手元現金

 ②以外の日常的な現金支出のための口座です。管理方法は②の小口現金と同じですが、残高が少なくなった時は通常、預金口座から引き出して現金を補充します。注意点は現金での支払いは一定金額以下とし、それを超えるものは振込とします。内部牽制の上からは現金管理者と記帳担当者(帳簿をつける人)は別にしておくことが望ましいです。また、この現金は医療法人、個人診療所にかかわらず事業用のものですので経費にならない、個人的な費用の精算はすべきではありません。止むを得ずそのような支出をした場合には立替金や貸付金として処理し、後日速やかに精算すべきです。

「経費にしなければ別に問題ないではないか?」と思われる方もおられます。税務上は確かに問題にはなりませんが、現金管理や帳簿は税務申告のためだけに作成しているのではありません。自分の病医院の正確な財政状況を経営者が把握し、これからの経営に役立てる資料が決算書であり、その基になるのが帳簿です。このような立替処理や貸付処理が日常化して放置されてしまうと正確な情報が提供できなくなるのです。個人的な資金が不足する場合、医療法人であれば役員報酬を上げて対応すべきでしょうし(法人利益の減少)、個人診療所であれば毎月、事業用の通帳から引き出される生活費を増やして(事業資金の減少)対応すべきです。

簡単そうに見えて一番難しい現金管理です。現金管理をきちんと行うことが正確な会計処理の第一歩であり、経営基盤のしっかりした病医院作りのファーストステップです。

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